¿Business Intelligence para Pymes?

Como es habitual, la expresión anglosajona "Business Intelligence" gana la partida a la traducción española "Inteligencia empresarial" (bien es cierto que, referido a según qué empresas, algunos consideraríamos la expresión un oxímoron).

En esencia, la Business Intelligence consiste en extraer información útil de los datos, para la toma de decisiones.

Como nuestra experiencia nos sigue indicando, en el contexto de la empresa de reducida dimensión se utilizan los sistemas informáticos básicamente para tareas del día a día, y para cumplir requisitos fiscales y mercantiles: hacer facturas y remesas, contabilizar las operaciones, presentar declaraciones fiscales, preparar cuentas anuales...

Pero el leit motiv de este blog es explotar las capacidades de conectar Excel con la información empresarial en Contaplus y Facturaplus para extraer información valiosa para la gestión de la empresa, más allá del mero cumplimiento de las obligaciones legales.

Es de señalar una vez más que Excel es una herramienta al alcance de empresas de todas las dimensiones. Esto significa que una Pyme y Zara, por poner un ejemplo conocido, pueden utilizar exactamente la misma herramienta para convertir datos en información.

Desde nuestra actividad como consultores, nos hemos centrado en difundir el uso de Excel + MS Query para incorporar a las hojas de cálculo cualquier dato que las aplicaciones de SAGE incorporan a sus tablas. Una vez el usuario se familiariza con esta técnica (y esto requiere algo de tiempo y esfuerzo), se libera de las limitaciones inherentes a cualquier paquete de software estándar, y puede exprimir al máximo los datos empresariales.

En algunos casos, nuestros clientes nos piden el desarrollo de un MIS (Sistema de Información a la Dirección), que siempre entregamos mediante modelos Excel "conectados" a los datos de Facturaplus y Contaplus.

En otros (menos) casos, se nos pide el desarrollo de Cuadros de Mando (Balanced Scorecards), que también entregamos en formato Excel con conexión a datos. Los Cuadros de Mando, sin embargo, requieren para una buena implantación un proceso más complejo: Hay que partir de una buena definición de la estrategia de la empresa que permita establecer objetivos concretos y los correspondientes planes operativos y parámetros de medida, para llegar a definir Cuadros de Mando útiles. Esto requiere que el empresario se implique en el desarrollo. Aún son escasas las empresas de pequeña y mediana dimensión que entienden que este proceso es necesario y, en épocas como las que vivimos (mayo 2012), imprescindible para sobrevivir.

Impresiona bastante la cantidad de empresarios que, a estas alturas del siglo XXI, son capaces de tomar decisiones duras, incluso drásticas, sin contar con la información objetiva que les permitiría hacer "cirugía de precisión" y no "cortar por lo sano".

Quizá parte del problema parta de que las grandes consultoras tienden a utilizar profusamente términos crípticos al alcance de -comparativamente- pocos profesionales, a solemnizar las comunicaciones para arrogarse una importancia que llega a ser risible en ocasiones, y fundamentalmente a inflar las facturas por honorarios. El resultado es que la Pyme, incluso entendiendo los beneficios asociados, considera instintivamente que estas técnicas están fuera de su alcance.

Sin embargo "data mining", "data warehousing", bases de datos y "cubos OLAP" no deberían convertirse en términos intimidatorios para el empresario, independientemente de su dimensión. Esas herramientas, realmente, están a su alcance. Se puede conseguir "Business Inteligence" a partir de una implantación adecuada de Contaplus y Facturaplus, eso sí, con el complemento de Excel y conocimientos adecuados.

"No hay almuerzo gratis" o, en términos más castizos, "quien algo quiere, algo le cuesta". El empresario ha de reconocer la importancia de aprovechar los datos de gestión para conocer a fondo el funcionamiento de su empresa, establecer los objetivos de acuerdo con una estrategia que hay que escribir para dejarla clara, y determinar qué se quiere medir.

La estrategia de Microsoft va en la línea de reforzar el papel de Excel como herramienta de Business Intelligence. Los lectores más avisados, quizá quieran explorar el complemento PowerPivot para MS Excel 2010, al que prevemos dedicar algún espacio en el futuro.

Agradeceremos vuestros comentarios.